Outlookで特定件名のメールを受信したら、Mailchimpでコンタクトをオーディエンスに追加する

■概要

Outlookで受信した資料請求や問い合わせ、イベント申込みなどのメール情報を、手作業でMailchimpのリストに登録していませんか。この作業は単純ですが時間がかかり、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、OutlookとMailchimpを連携させ、特定メールの受信をトリガーにコンタクト情報を自動で追加できます。手作業による登録の手間やミスをなくし、効率的なリスト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するリード情報を手作業でMailchimpに登録している方
• MailchimpとOutlookの連携方法を探しており、リスト管理を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力のミスや対応漏れをなくしたいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信するだけで、Mailchimpへ自動でコンタクトが追加されるため、これまで手作業で行っていた登録作業の時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記が不要になることで、メールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMailchimpをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から氏名やメールアドレスなどの情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて登録を自動化します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動の条件となるメールの受信フォルダや件名に含まれるキーワードを自由に設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、メール本文から氏名やメールアドレスといった任意の情報を抽出するよう設定できます。
• Mailchimpへの登録では、追加先のオーディエンスを任意で選択可能です。また、各項目に固定のテキストを入力したり、前段のAI機能で抽出した情報を変数として埋め込んだりするなどのカスタムができます。

■注意事項

• Outlook、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。