HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、承認後Asanaにタスクを追加する

■概要

HubSpotの取引管理とAsanaのタスク管理を連携させたいものの、手作業での情報共有に手間やミスを感じていませんか。特に、特定の取引ステージに進んだ際に、関連部署へタスク作成を依頼するプロセスは、コミュニケーションコストもかかります。このワークフローは、HubSpotで取引が特定のステージに更新されると、承認フローを挟んだ上で、自動でAsanaにタスクを追加するため、営業から他部門へのスムーズな情報伝達を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotの取引ステージ更新後、Asanaへのタスク作成を手作業で行っている営業担当者の方
• HubSpotとAsanaを連携させ、営業から他部門へのタスク依頼プロセスを自動化したい方
• 承認プロセスを含めた部門間のワークフローを標準化し、依頼の抜け漏れを防ぎたい管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotでのステージ更新からAsanaへのタスク作成までが自動化されるため、手作業での転記や依頼にかけていた時間を削減できます
• 承認フローをシステム化することで、タスク作成の要否を確実に判断でき、口頭やチャットでの依頼による抜け漏れといったヒューマンエラーを防止します

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとAsanaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでYoomの承認依頼機能を選択し、「承認を依頼する」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、承認された場合にタスクが作成されるようにします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、フローを起動させたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください
• 承認依頼機能では、依頼メッセージの内容を自由に設定でき、HubSpotから取得した取引名などの動的な情報を差し込むことも可能です
• Asanaでタスクを追加するアクションでは、タスクのタイトルや詳細、担当者などを任意で設定でき、ここでもHubSpotの情報を活用できます

■注意事項

• HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。