HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、AIで必要情報を生成しAsanaにタスクを追加する

■概要

日々の営業活動でHubSpotをご利用の際、商談が進むたびにAsanaで関連タスクを手作業で作成していませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力漏れや連携ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、HubSpotとAsanaを連携させることで、こうした課題を解消します。HubSpotで取引が特定のステージに更新されると、AIがタスクに必要な情報を自動で生成し、Asanaへタスクとして追加するため、タスク管理業務を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとAsana間の情報連携を手作業で行い、非効率を感じている営業担当者の方
• HubSpotの取引情報をもとに、関連部署へAsanaで正確なタスク依頼をしたいと考えている方
• 営業プロセスにおけるタスク管理を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotの取引ステージが更新されると自動でAsanaにタスクが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるタスクの作成漏れや、情報の転記ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、Asanaに登録するタスク内容などを自動生成します。
4. 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定して、前段で生成した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、アクションを起動させたいパイプラインや取引ステージを任意で設定できます。
• AI機能のオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタムでき、HubSpotから取得した取引情報なども変数として活用可能です。
• Asanaにタスクを追加するオペレーションでは、登録先のプロジェクトや担当者、タスクの各項目に、固定の値や前段のフローで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。