■概要
日々の営業活動でHubSpotをご利用の際、商談が進むたびにAsanaで関連タスクを手作業で作成していませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力漏れや連携ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローは、HubSpotとAsanaを連携させることで、こうした課題を解消します。HubSpotで取引が特定のステージに更新されると、AIがタスクに必要な情報を自動で生成し、Asanaへタスクとして追加するため、タスク管理業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとAsana間の情報連携を手作業で行い、非効率を感じている営業担当者の方
- HubSpotの取引情報をもとに、関連部署へAsanaで正確なタスク依頼をしたいと考えている方
- 営業プロセスにおけるタスク管理を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージが更新されると自動でAsanaにタスクが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの作成漏れや、情報の転記ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定して、Asanaに登録するタスク内容などを自動生成します。
- 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションを設定して、前段で生成した情報をもとにタスクを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、アクションを起動させたいパイプラインや取引ステージを任意で設定できます。
- AI機能のオペレーションでは、テキストを生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタムでき、HubSpotから取得した取引情報なども変数として活用可能です。
- Asanaにタスクを追加するオペレーションでは、登録先のプロジェクトや担当者、タスクの各項目に、固定の値や前段のフローで取得した情報を変数として設定できます。
■注意事項
- HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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