Outlookで特定件名のメールを受信したら、AI分析でタグを割り出しMailchimpでコンタクトをオーディエンスに追加する

■概要

Outlookで受信したメールの情報を、手作業でMailchimpに登録する際、手間や時間がかかる、または入力ミスが発生するといった課題はありませんか。特に、問い合わせやイベント申し込みなど、対応すべきメールが多いほどその負担は大きくなります。このワークフローは、OutlookとMailchimpの連携を自動化し、特定件名のメール受信をトリガーとして、AIが内容を分析しタグを付与した上で、Mailchimpのコンタクトへ自動で追加します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したリード情報を手作業でMailchimpに登録しているマーケティング担当者の方
• MailchimpとOutlookを活用し、顧客リストの作成やセグメント分けを効率化したいと考えている方
• AIを活用してメールの内容に応じたタグ付けを自動化し、メールマーケティングの精度を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からMailchimpへのコンタクト追加までを自動化できるため、手作業での転記作業にかかっていた時間を削減できます
• AIがメールの内容を自動で分析してタグ付けまで行うため、手動での登録ミスやタグの付け忘れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMailchimpをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から氏名やメールアドレスなどを取得します
4. その後、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報やメール本文を基に、コンタクトに付与するタグを生成させます
5. 最後に、オペレーションでMailchimpの「コンタクトをオーディエンスに追加」を設定し、抽出した情報と生成したタグを紐付けて登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動の条件となるフォルダのIDや、件名に含まれるキーワードを自由に設定することが可能です
• AIによるテキスト抽出オペレーションでは、氏名やメールアドレスのほか、会社名や役職など、メール本文から取得したい情報を任意で指定できます
• AIによるテキスト生成オペレーションでは、メールの内容をどのように分析し、どんなタグを割り出すかといったプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。ただし、プロンプトの文字数で消費タスクが異なる点にご注意ください
• Mailchimpのオペレーションでは、追加先のオーディエンスを任意で設定できます。また、各項目に固定値を入力したり、前段の処理で取得した値を埋め込んだりするなどのカスタムが可能です

■注意事項

• Outlook、MailchimpのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。