■概要
Gmailで受信した写真や画像内の文字情報を、手作業で確認し転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Googleの各種サービスと連携して自動化し、手作業でのデータ入力から解放されたいと考えている方に最適です。Gmailで特定の写真付きメールを受信するだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへデータを蓄積するため、転記の手間や入力ミスをなくし業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書や領収書の写真の内容を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- Googleのサービスを活用して作業を自動化し、入力業務の手間を削減したいと考えている方
- 画像データのテキスト化における、ヒューマンエラーの発生や作業の属人化に課題を感じているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailで写真を受信後、OCRによるテキスト抽出からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、Gmailのトリガーで取得した添付ファイルから文字を抽出するよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートへのレコード追加オペレーションでは、出力先となるスプレッドシートのIDを任意のものに変更できます
- 同じスプレッドシート内でも、データを記録したい特定のシート（タブ）名を指定して設定することが可能です
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシート候補から選択してくださいのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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