■概要
Closeでのタスク管理と、Googleカレンダーでのスケジュール管理を別々に行っていませんか？タスクが発生するたびに手動でカレンダーに予定を登録するのは、手間がかかる上に、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Closeで特定の条件に合致する新しいタスクが作成された際に、Googleカレンダーへ自動で予定を作成できるため、こうした課題を解消し、スムーズなスケジュール管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Closeで管理するタスクをGoogleカレンダーに手動で登録している営業担当者の方
- タスクの実行漏れを防ぐため、CloseとGoogleカレンダーの連携を自動化したいチームリーダーの方
- 顧客対応のスケジュール管理をより正確かつ効率的に行いたいカスタマーサクセス担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Closeでタスクが作成されると自動でGoogleカレンダーに予定が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による予定の転記が不要になるため、日付や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、CloseとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでCloseを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の担当者やタスク内容など、任意の条件に合致した場合のみ処理が進むようにします。
- 次に、オペレーションで計算処理を設定し、タスクの期日などを元にカレンダーに登録する日時を調整します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成する」アクションを設定し、タスクの情報を反映した予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定では、特定の担当者やタスクの種類など、任意の条件を指定して、特定のタスクのみをカレンダーに登録するよう設定が可能です。
- Googleカレンダーに予定を作成する際、個人のカレンダーやチームで共有しているカレンダーなど、予定を登録したい任意のカレンダーIDを設定してください。
■注意事項
- Close、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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