■概要
HubSpotで取引が成立した後の契約書作成や送付といった業務を手作業で行っていませんか？特にDocuSignを利用している場合、都度エンベロープを作成して送信する作業は手間がかかるだけでなく、宛先ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引ステージ更新をトリガーとして、DocuSignでのエンベロープ作成から送信までを自動化できるため、こうした契約業務の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとDocuSignを連携させ、取引成立後の契約業務を効率化したい営業担当者の方
- DocuSignを活用した契約プロセスの自動化に関心のある法務・契約管理担当者の方
- 営業部門の生産性を向上させ、よりコアな業務に集中できる環境を構築したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引ステージが更新されると、DocuSignでのエンベロープ作成と送信が自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による宛先や契約内容の転記ミスを防ぎ、ヒューマンエラーのない正確な契約業務の自動化の実現に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとHubSpotをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションと「コンタクトの取得」アクションを設定し、契約に必要な情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、取得した情報をもとにエンベロープを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignでエンベロープを作成・送信するアクションを設定する際に、連携している任意のアカウントIDを指定してください
- エンベロープ作成の元となる、DocuSign上で作成したテンプレートのIDを任意で設定することが可能です
■注意事項
- HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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