■概要

DocuSignで締結した契約の更新期限管理は重要ですが、手作業での確認やリマインダー通知には手間がかかり、更新漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Salesforceに登録された契約情報をもとに、契約期限が迫った際にDocuSignのエンベロープ作成・送信とメールでのリマインド通知を自動で実行し、こうした契約管理の課題を解決します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• SalesforceとDocuSignで契約管理をしており、更新リマインダー業務を効率化したい方
• 手作業による契約更新の確認や通知作業で、抜け漏れなどのミスを防ぎたい方
• DocuSignでの定型的なリマインダー業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間にSalesforceの契約情報を自動で確認し、該当者へDocuSignのエンベロープを送付するため、手作業の時間を削減できます
• 手動での確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約更新プロセスをより確実なものにします

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■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとSalesforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します（例：毎日午前9時に起動）
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、契約期限が翌日のレコードを抽出します
4. 次に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、担当者へリマインド通知を送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceのオペレーション設定では、お使いのマイドメインURLや、契約情報を管理しているオブジェクトのAPI参照名を任意で設定してください
• DocuSignのオペレーション設定では、連携するアカウントIDや、エンベロープ作成の元となるテンプレートIDを任意で設定してください

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■注意事項

• Salesforce、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。