■概要
DocuSignでの契約締結後、完了した書類を手動でダウンロードし、Google Driveに格納する作業は手間がかかる上に、失念するリスクもあります。このような定型業務を自動化で効率化したいとお考えの方も多いのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、DocuSignのエンベロープ完了をトリガーに、自動で書類をダウンロードし指定のGoogle Driveフォルダへ格納できます。手作業による手間やミスをなくし、契約書管理をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約書管理を手作業で行っており、業務を自動化したい方
- DocuSignとGoogle Driveを併用し、書類の保管漏れを防ぎたい方
- 自動化に関心があり、具体的な活用事例を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignのエンベロープ完了後、自動でGoogle Driveへ格納するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのダウンロードやアップロード作業が不要になるため、書類の格納漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとGoogle DriveをYoomに連携します
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定します
- 次に、同じくDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロード」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードした書類を指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定では、連携する任意のアカウントIDを選択することが可能です
- Google Driveにファイルをアップロードする設定では、格納先となる任意のフォルダIDを指定してください
■注意事項
- DocuSign、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
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