■概要
kickflowで稟議や各種申請が承認された後、承認書類のPDFを都度ダウンロードし、Boxの所定のフォルダに手動でアップロードしていませんか？この作業は定期的でありながら手間がかかり、アップロード漏れなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、kickflowでの承認をトリガーに、申請書類のPDFが自動でBoxにアップロードされるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kickflowで承認された申請書類の管理に手間を感じている総務や管理部門の方
- Boxを文書管理システムとして利用しており、手作業でのファイル保存をなくしたい方
- 申請・承認フローにおけるヒューマンエラーを防止し、業務を標準化したい責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- kickflowでの承認完了後、自動でBoxにPDFが保存されるため、書類のダウンロードやアップロードに費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるアップロード漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、証跡管理の信頼性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kickflowとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkickflowを選択し、「Webhookを受信したら」アクションを設定し、kickflowから承認完了の通知を受け取れるようにします。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件（例：承認完了）の場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでkickflowの「添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請書類のPDFファイルを取得します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、取得したファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、kickflowから受け取った情報をもとに「承認完了」のステータスの場合のみ処理を進めるなど、後続のオペレーションを動かす条件を任意で設定できます。
- Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDを任意で指定可能です。また、ファイル名も固定値だけでなく、kickflowから取得した申請情報（変数）を組み合わせて設定できます。
■注意事項
- kickflow、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
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