■概要
定期的にMicrosoft Excelの集計表を確認し、Notionへ手作業でデータを転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用することで、指定した日時にMicrosoft Excelから自動で情報を取得し、Notionのデータベースへ追加する一連の流れを自動化し、定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとNotionでデータを管理し、定期的な転記作業に手間を感じている方
- 日次や週次のデータ更新作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている業務担当者の方
- 手作業によるデータ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなるので、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションでフローを実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションでNotionに追加したい情報が含まれるファイルやシート、テーブルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「レコードを追加する」アクションで、取得した情報をどのデータベースに追加するかを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の「指定したスケジュールになったら」では、フローを実行する曜日や日付、時刻を自由に設定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを取得する」では、対象ファイルの保存場所、ドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲をそれぞれ指定します。また、取得したいレコードの条件も任意で設定が可能です。
- Notionの「レコードを追加する」では、対象のデータベースIDを指定し、追加する各プロパティにMicrosoft Excelから取得した情報（アウトプット）をマッピングして設定してください。
■注意事項
- NotionとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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