メールに添付されたファイルをOneDriveとDropboxに格納する

■概要

メールで受け取った請求書や資料などの添付ファイルを、OneDriveやDropboxといった複数のクラウドストレージに手作業で保存していませんか。この作業は手間がかかるだけでなく、保存し忘れなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Yoomが発行する特定のメールアドレスにファイルを添付して送信するだけで、自動でOneDriveとDropboxの両方にファイルが格納され、ファイル管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信した添付ファイルをOneDriveとDropboxの両方で管理している方
• 手作業でのファイル保存による、格納漏れや二重対応などのミスを防ぎたい方
• ファイルのバックアップや複数ストレージへの共有プロセスを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メールを一度送信するだけで各ストレージに自動でファイルが格納されるため、手作業でのアップロード時間を短縮できます。
• 人の手による作業を介さないことで、ファイルの保存漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、Yoomが発行する特定メールアドレスへの「メールを送る」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロード」アクションでトリガーで受信した添付ファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでDropboxを選択し、同様に「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信した添付ファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• メールトリガー機能では、フローボットを起動するメールの件名や本文などを任意に設定し、後続のオペレーションでその情報を活用できます。
• OneDriveの「ファイルをアップロード」では、保存先のドライブIDやフォルダ、ファイル名などを環境に合わせて指定してください。
• Dropboxの「ファイルをアップロード」では、ファイルを格納したいフォルダのパスやファイル名を任意で設定できます。

■注意事項

• OneDrive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。