Outlookで添付ファイルを含むメールを受信したらAsanaでタスクを作成する

■概要

Outlookで受信する重要なメールを都度確認し、Asanaに手動でタスク登録する作業は、手間がかかるうえに見落としのリスクも伴います。特に添付ファイルの確認が必要な場合は、さらに業務が煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルの有無を判断し、AIがメール本文から必要な情報を抽出してAsanaへタスクを自動作成するため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した依頼などを基に、Asanaでタスク管理を行っている方
• メールからのタスクの登録漏れや、内容の転記ミスを防止したいと考えている方
• 手作業によるタスク登録を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信後、Asanaへタスクが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業での確認や転記が不要になるため、タスクの起票漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがあるかないかで、その後の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メールの本文からタスク名や期限などの必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとにタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールフォルダを任意で設定することが可能です。
• AI機能でデータを抽出する際、メール本文のどの部分から、どのような情報を抽出するかを任意で設定できます。
• Asanaへのタスク追加では、登録先のプロジェクトIDやセクションIDを任意で指定できるほか、タスクの説明に固定テキストや前段のオペレーションで取得した情報を組み込めます。

■注意事項

• Outlook、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。