■概要
特定のBoxフォルダ内のファイルを定期的にチェックし、関係者に共有する作業は、単純ですが手間がかかるうえ、確認漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールで自動的にBoxフォルダ内のファイル一覧を取得し、Gmailで関係者に通知することが可能です。
手作業による確認業務から解放され、重要な情報の共有を確実に行えるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にBoxのファイルを確認し、関係者に手動で報告している方
- 複数人でBoxフォルダを管理しており、更新状況の共有を効率化したい方
- ファイル共有の確認漏れや報告遅延などのミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 設定したスケジュールでファイル一覧が自動で通知されるため、これまで手作業で行っていた確認や報告の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うので、確認漏れや報告忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で定期実行したい日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで一覧を取得したい対象フォルダを指定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したファイル一覧情報を含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、Cron設定を活用することで「毎日午前9時」といった、より詳細な実行タイミングを設定できます。
- Boxのアクションでは、コンテンツIDを指定することで、ファイル一覧を取得したい任意のフォルダを設定してください。
- Gmailの送信先や件名、本文の内容は自由に編集可能です。
また、通知先をSlackやChatworkなど、他のアプリに変更することもできます。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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