DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りOutlookでメールを送信する

■概要

DocuSignで契約が完了するたびに、書類を手動でダウンロードし、内容を確認してOutlookから関係者へ共有する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すると、DocuSignでの契約完了から書類のダウンロード、OCRでの内容読み取り、そしてOutlookでのメール送信までの一連の流れが自動化され、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DocuSignでの契約完了後、手作業での書類共有に手間を感じている法務・営業担当者の方
• 契約内容の確認や関係者への通知を自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい管理職の方
• 複数のツールを連携させて、契約管理業務全体の効率化を目指しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• DocuSignでの契約完了を起点に書類の読み取りから通知までが自動実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による書類の添付漏れや、関係者への連絡ミスといったヒューマンエラーの発生を防止し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DocuSignとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類をダウンロード」アクションを設定し、完了した契約書類を取得します。
4. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードした書類の内容をテキストデータとして抽出します。
5. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した内容などを本文に含めて関係者へ自動でメールを送信します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性がありますのでご注意ください。
• AI機能であるOCR（画像・PDFから文字を読み取る）オペレーションは、チームプランまたはサクセスプランでのみご利用いただける機能です。
• 有料プランで利用可能な機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただけます。トライアル中はOCR機能も制限なく使用することが可能です。