Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、Perplexityで要約後、Slackに通知する

■概要

Google Driveにアップロードされる請求書や議事録などの書類、その内容を一つひとつ確認し、要約してチームに共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに、OCRによるテキスト抽出、Perplexityでの要約、Slackへの通知までの一連の作業を自動化し、情報共有のプロセスを効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したPDFや画像の内容確認と共有作業を効率化したい方
• Perplexityなどの生成AIを活用して、報告書や議事録の要約作成を自動化したい方
• Slackでの定型的な情報共有を自動化し、チームの連携をスムーズにしたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルのアップロード後、要約から通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた情報確認や転記、共有の時間を短縮します。
• 手作業による転記ミスや要約の抜け漏れ、関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性と伝達の確実性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Perplexity、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 続けて、オペレーションでPerplexityの「テキストを生成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを要約します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された要約を指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
• OCR機能では、読み取るファイルの中から特定の項目のみを抽出するなど、抽出範囲を任意でカスタムできます。
• Perplexityでは、要約のプロンプトを自由に設定でき、OCRで取得したテキストを変数として用いることで、目的に応じた要約が作成できます。
• Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、Perplexityで生成した要約を変数として本文に埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Google Drive、Slack、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。