Salesforceに商談オブジェクトが登録されたら、見積書を発行しGmailで送信する

■概要

Salesforceに新しい商談が登録されるたび、手作業で見積書を作成しメールを作成して送信する、といった定型業務に時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、Salesforceへの商談登録をトリガーに見積書を自動で発行し、Gmailで取引先に送信するまでの一連の流れを自動化できます。これにより手作業による手間や入力ミスを減らし、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceを活用しており、商談成立後の見積書発行業務を効率化したい営業担当者の方
• 手作業での見積書作成とメール送信に時間がかかり、ミスを減らしたいと考えている方
• 営業プロセスの標準化と自動化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの商談登録から見積書発行、メール送信までが自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による金額の誤入力や宛先間違い、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. Salesforce、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
2. トリガーでSalesforceを選択し「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでSalesforceの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動した商談の詳細情報を取得します。
4. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行します。
5. オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、自社フォーマットに合わせた見積書の雛形を任意で設定できます。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスや件名・本文の内容などを、Salesforceから取得した情報を用いて動的に設定することが可能です。

■注意事項

• Salesforce、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。