■概要
取引先からOutlookで受信した請求書や申込書などのPDFファイル。そこからメールアドレスなどの情報を一つひとつMicrosoft Excelに手作業で転記するのは、時間がかかる上にミスも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したPDFからOCR機能でメールアドレスを自動抽出し、Microsoft Excelへデータ登録までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するPDFの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- PDFからの情報抽出とデータ入力を自動化し、手作業を減らしたいと考えている方
- OCR機能を活用して、紙媒体やPDFからのデータ入力業務の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを目で見て確認し、Microsoft Excelに手入力する一連の作業が自動化され、これまで費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや、メールの見落としによるデータ登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、メールに添付されたPDFファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したメールアドレスを指定のファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelとの連携では、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）のご利用が前提であり、家庭向けプランでは認証に失敗する可能性があります。
- AIによるOCR機能は、Yoomのチームプランまたはサクセスプランで利用可能なオペレーションです。フリープラン・ミニプランではエラーとなるためご注意ください。
- チームプランやサクセスプランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にもお試しいただけます。
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