Microsoft Teamsに送信された内容の全角カタカナを半角に変換し、Microsoft Excelに追加する

■概要

Microsoft Teamsのチャンネルに投稿された情報を、都度Microsoft Excelに手作業で転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。特に、全角や半角のカタカナが混在していると、データを整える作業も追加で発生してしまいます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに特定のメッセージが投稿された際に、内容の全角カタカナを半角へ自動で変換し、Microsoft Excelの指定した行に記録できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとMicrosoft Excel間で発生する定型的な転記作業を効率化したい方
• 手作業によるデータ転記や、全角・半角の変換作業に手間やストレスを感じている方
• 報告や依頼などのデータを一元管理し、チーム内の情報共有を円滑にしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへの投稿を起点にExcelへの記録が自動化されるため、これまで手作業での転記や変換に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや変換漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでYoomの「データ操作・変換機能」を選択し、投稿されたメッセージ内の全角カタカナを半角に変換するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、変換後のデータを指定のファイルやシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「データ操作・変換機能」では、全角カタカナから半角への変換だけでなく、特定の文字列の置換や削除など、取得したデータを業務に合わせて柔軟に加工、変換する設定が可能です。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、どの列にどのデータを入力するかを自由に設定でき、固定のテキストとTeamsから取得した動的な値を組み合わせて記録することもできます。

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。