Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受け取ったら、Boxの特定フォルダ内のファイル名を一括で変更する

■概要

特定のメールを受信した際、関連するBox上のファイル名を一つひとつ手作業で更新していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、変更漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信するだけで、Boxの指定フォルダ内にあるファイル名を自動で一括変更できます。定型的なファイル管理業務を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの通知をもとに、Boxのファイル名を都度手動で変更している方
• 定型的なファイル管理業務に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
• 手作業によるファイル名の変更ミスや、更新漏れといった人的ミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信を起点にファイル名の変更までを自動化し、これまで手作業で行っていたファイル管理の工数を削減できます。
• 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いてGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の一覧などを取得します。
4. 次に、分岐機能を設定し、取得したレコードの数だけ処理を繰り返すようにします。
5. 最後に、繰り返し処理の中でBoxの「ファイル名を変更」アクションを設定し、対象のファイル名を順次変更します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのキーワードや送信元などを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートからファイル情報を取得する際に、対象のスプレッドシートやシート名を指定してください。
• Boxのファイル名変更アクションでは、対象のフォルダIDや、変更後のファイル名の命名規則を任意で設定できます。
• 分岐機能では、スプレッドシートから取得した情報をもとに、繰り返し処理を行う条件をカスタムすることが可能です。

■注意事項

• ‍‍Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。