Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受け取ったら、Boxの特定フォルダ内のファイル名を一括で変更する

No items found.

■概要

特定のメールを受信した際、関連するBox上のファイル名を一つひとつ手作業で更新していませんか?この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、変更漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信するだけで、Boxの指定フォルダ内にあるファイル名を自動で一括変更できます。定型的なファイル管理業務を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailでの通知をもとに、Boxのファイル名を都度手動で変更している方
  • 定型的なファイル管理業務に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
  • 手作業によるファイル名の変更ミスや、更新漏れといった人的ミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • メール受信を起点にファイル名の変更までを自動化し、これまで手作業で行っていたファイル管理の工数を削減できます。
  • 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 続いてGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の一覧などを取得します。
  4. 次に、分岐機能を設定し、取得したレコードの数だけ処理を繰り返すようにします。
  5. 最後に、繰り返し処理の中でBoxの「ファイル名を変更」アクションを設定し、対象のファイル名を順次変更します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのキーワードや送信元などを任意で設定してください。
  • Google スプレッドシートからファイル情報を取得する際に、対象のスプレッドシートやシート名を指定してください。
  • Boxのファイル名変更アクションでは、対象のフォルダIDや、変更後のファイル名の命名規則を任意で設定できます。
  • 分岐機能では、スプレッドシートから取得した情報をもとに、繰り返し処理を行う条件をカスタムすることが可能です。

■注意事項

  • Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
資料請求・デモ申込は
こちら
その他のフローボットテンプレート
類似したテンプレートをご紹介!
メールに添付されたファイルをboxに格納
メールに添付されたファイルをboxの指定のフォルダに自動的に格納します。格納先のフォルダやファイル名は任意のフォルダやファイル名を指定することが可能です。‍
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信する
Boxにファイルがアップロードされたら、LINE WORKSのトークルームにメッセージを送信することができます。LINE WORKSのメッセージは任意のトークルームに送信することができるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
BoxにアップロードされたファイルをOneDriveに保存する
BoxとOneDriveを連携し、Boxの特定のフォルダにアップロードされたファイルをOneDriveにもアップロードするフローボットです。BoxとOneDriveのどちらにもファイルを格納したい際などにご利用ください。
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成する
メールを受信したら特定の文章を取得し、Boxにフォルダを作成するフローです。メール受信ごとに実施していたBoxへのフォルダ作成の手動作業が不要となるため、作業の効率化を図ることができます。
請求書ファイルをboxに格納
入力フォームに登録された請求書ファイルを自動的にboxに格納します。ファイルの格納先やファイル名の設定は自由にカスタマイズ可能です。
Boxにファイルがアップロードされたら、クラウドサインの書類にファイルを添付する
Boxに新規ファイルがアップロードされたら、クライドサインに連携してそのファイルを書類に添付するフローです。アップロードされたファイルを自動で連携させることで手作業による手間を省きます。
すべてのテンプレートを見る
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
使用しているアプリについて
Box
Box
を使ったテンプレート
Gmail
Gmail
を使ったテンプレート
関連アプリ
No items found.
を使ったテンプレート
No items found.
使用しているアプリについて
Box
YoomではBoxのAPIとノーコードで連携し、様々な業務を自動化することが可能です。メールに添付されたファイルを自動的にBoxへ格納したり、BoxにファイルがアップされたらSlackやChatworkなどに通知します。
詳しくみる
テンプレート
Gmail
YoomではGmailのAPIとノーコードで連携し、Gmailからのメール送信を自動化することが可能です。請求書や契約書などを自動的に作成しGmail経由で送付したり、問い合わせなどに対して自動的に返信を行うことができます。
詳しくみる
テンプレート
テンプレート
No items found.
類似アプリ
No items found.
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    フローボットオペレーション
      フローボットトリガー
        フローボットオペレーション
          フローボットトリガー
            フローボットオペレーション
              フローボットトリガー
                フローボットオペレーション
                  Yoomでもっと、
                  仕事を簡単に。
                  利用開始まで
                  30秒!
                  無料で試してみる
                  無料で試してみる
                  資料請求・デモ申込は
                  こちら
                  詳しくみる