■概要
特定のメールを受信した際、関連するBox上のファイル名を一つひとつ手作業で更新していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると時間がかかり、変更漏れや入力ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信するだけで、Boxの指定フォルダ内にあるファイル名を自動で一括変更できます。定型的なファイル管理業務を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの通知をもとに、Boxのファイル名を都度手動で変更している方
- 定型的なファイル管理業務に時間を取られ、本来の業務に集中できていない方
- 手作業によるファイル名の変更ミスや、更新漏れといった人的ミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信を起点にファイル名の変更までを自動化し、これまで手作業で行っていたファイル管理の工数を削減できます。
- 手作業によるファイル名の変更漏れや入力間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Box、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いてGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、ファイル名の一覧などを取得します。
- 次に、分岐機能を設定し、取得したレコードの数だけ処理を繰り返すようにします。
- 最後に、繰り返し処理の中でBoxの「ファイル名を変更」アクションを設定し、対象のファイル名を順次変更します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動するきっかけとなるメールのキーワードや送信元などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートからファイル情報を取得する際に、対象のスプレッドシートやシート名を指定してください。
- Boxのファイル名変更アクションでは、対象のフォルダIDや、変更後のファイル名の命名規則を任意で設定できます。
- 分岐機能では、スプレッドシートから取得した情報をもとに、繰り返し処理を行う条件をカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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