■概要

Outlookで受信したSVG形式のファイルをPNG形式へ変換し、OneDriveへ格納する作業は、ファイル形式の変更やアップロードなど、手作業では手間がかかるのではないでしょうか。特に、日常的に発生する業務の場合、その負担は小さくありません。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付されたSVGファイルのPNGへの変換とOneDriveへの格納までを自動化でき、これらの手作業による手間やヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務効率の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookでSVGファイルを受信し、手作業でPNGに変換している方
• 変換後のファイルをOneDriveに手動でアップロードし、手間を感じている方
• 定型的なファイル変換・保存作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信後、SVGからPNGへのファイル変換、OneDriveへの格納までが自動処理されるため、手作業の時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、OneDriveへのアップロード漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを抑えることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、添付ファイルがSVGであることを確認します。
4. 続けて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、SVGファイルをYoomの実行環境に一時保存します。
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定します。ここで、オンラインのSVGからPNGへの変換サービスなどを利用し、ダウンロードしたSVGファイルをPNGファイルに変換する操作を自動化します。
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、SVGファイルが添付されたメールを検知するために、受信フォルダを任意で指定してください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、利用するSVGからPNGへの変換サービスのウェブサイトURLを指定し、ファイルのアップロードから変換、ダウンロードまでの一連のブラウザ操作を任意で設定してください。
• OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションでは、変換されたPNGファイルを格納するフォルダを任意で指定してください。ファイル名に日付や元のファイル名を活用するなど、整理しやすいルールを設定することも可能です。

■注意事項

• OutlookとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。