Boxでファイルがアップロードされたら、フォルダを移動してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Boxに日々アップロードされる重要なファイルを手作業で適切なフォルダに移動するのは、手間のかかる作業ですよね。
さらに、業務の進捗を関係者にMicrosoft Teamsで通知する業務は、時間もかかり、時には連絡漏れも発生するのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、自動で指定フォルダへファイルを移動できます。
さらに、Microsoft Teamsに必要な情報をシームレスに通知できるため、業務の円滑化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードされたファイルの整理や関係部署への通知作業に手間を感じている方
• ファイル管理の効率化とチーム内での迅速な情報共有を実現したいと考えている方
• BoxとMicrosoft Teamsを日常的に利用しており、これらの連携による業務自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxでのファイルアップロード後のフォルダ移動とMicrosoft Teamsへの通知が自動的に行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるファイルの移動ミスや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、確実な情報共有と業務プロセスの標準化を促進します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとMicrosoft TeamsをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてBoxの「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、Boxの「フォルダを移動」アクションを設定し、アップロードされたファイルを移動させたい先のフォルダを指定します。
4. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルにファイルが移動された旨と関連情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsへの通知設定において、通知を送信するチャネルは運用に合わせて任意に指定することが可能です。
• 通知メッセージの本文は、トリガーや前段のオペレーションで取得したファイル名やフォルダ名といった情報を変数として柔軟に埋め込み、より具体的で分かりやすい通知内容にカスタムすることができます。

■注意事項

• Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。