■概要
HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく、作成漏れや命名規則の不統一といったミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの新規取引作成をきっかけに、Boxへ関連フォルダを自動で作成するため、これらの課題を解消し、営業活動における情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとBoxを利用し、取引ごとのフォルダ作成を手作業で行っている営業担当の方
- 顧客情報や案件資料の整理・管理に多くの時間を費やしている営業事務の方
- 営業部門の業務効率化とデータ管理の標準化を目指すマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで新規取引が作成されると自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名の不統一といったヒューマンエラーを防ぎ、一貫性のある情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとBoxをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションとしてBoxを選択し、「フォルダを作成」アクションを設定します。この際、作成するフォルダ名や格納先の親フォルダを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxでフォルダを作成するオペレーションにおいて、作成するフォルダの名称を任意の値やHubSpotの取引情報（取引名など）を動的に利用して設定してください。
- 同じくBoxのオペレーションで、フォルダを作成する先の親フォルダのコンテンツIDを指定することで、適切な場所にフォルダが作成されるように設定してください。
■注意事項
- HubSpot、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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