■概要
プロジェクト管理でSmartsheetを利用し、関連資料をMicrosoft SharePointで保管している場合、情報の同期に手間がかかっていませんか。Smartsheetに新しいタスクやプロジェクトを追加するたびに、手動でSharePointにフォルダを作成する作業は、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、SmartsheetとMicrosoft SharePointの連携を自動化し、Smartsheetで行が作成されると、指定したSharePointの場所に自動でフォルダが作成されるため、手作業による運用の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartsheetとMicrosoft SharePointを併用し、情報連携に手間を感じている方
- プロジェクト管理でSmartsheetを利用し、SharePointでのファイル管理を効率化したい方
- データ追加に伴う手作業でのフォルダ作成をなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Smartsheetで行が作成されると自動でフォルダが作成されるため、これまでMicrosoft SharePointでの手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartsheetとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartsheetを選択し、「行が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointを選択し、「フォルダを作成」というアクションを設定し、Smartsheetのトリガーで取得した情報を元にフォルダを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Smartsheetのトリガー設定で、どのシートの行作成を検知するかを任意で設定してください。
- Microsoft SharePointのオペレーション設定で、フォルダの作成先となるサイトやライブラリ、またフォルダ名に利用するSmartsheetの情報を任意で設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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