■概要
OneDriveに保存したファイルを、都度Smartsheetに手作業で登録していませんか？こうしたファイル管理とタスク管理をまたぐ定型業務は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、OneDriveとSmartsheetをスムーズに連携させることができ、特定フォルダにファイルが格納されるだけでSmartsheetへの行追加が自動化されるため、ファイル管理に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとSmartsheetを併用し、ファイル管理やタスク更新を手作業で行っている方
- ファイルが追加されるたびにSmartsheetへ情報を転記する作業に手間を感じている方
- OneDrive上のファイルとSmartsheetのプロジェクト情報を連携させて管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイル格納をトリガーにSmartsheetへ自動で行が追加され、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮します。
- OneDriveとSmartsheet間の手作業による情報転記がなくなるため、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとSmartsheetをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの分岐機能を用いて、格納されたファイルが特定の条件を満たす場合にのみ後続処理を実行するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションで任意のシートに情報を追加するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能で設定する条件は、ファイル名に特定の文言が含まれる場合など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Smartsheetに追加する情報は、ファイル名や作成日時、ファイルのURLなど、OneDriveから取得した情報をもとに任意に設定してください。
■注意事項
- SmartsheetとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
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