Outlookで送信されたExcelファイルを受信したら、CloudConvertでjpgに変換しOneDriveに格納する

‍■概要

日々の業務で、Outlookで受信したExcelファイルを手作業で画像に変換していませんか？特に、報告書や資料作成のためにスクリーンショットを撮る作業は、手間がかかる上に画質の担保も難しいものです。

このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付されたExcelファイルを自動で高品質なjpgファイルに変換し、OneDriveへ格納します。面倒な「excel to jpg」の変換作業から解放され、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するExcelファイルを手作業でjpgへ変換している方
• 定期的に発生するExcelからjpgへのファイル変換作業を効率化したい方
• ファイル変換のような手作業をなくし、本来のコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をトリガーにExcelからjpgへの変換、保存までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• ファイル変換から保存までを自動処理することで、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlook、CloudConvert、OneDriveをYoomと連携します
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象の件名などを指定します
3. オペレーションで、トリガーとなったメールに添付されたExcelファイルの情報を取得し、ファイルをダウンロードします
4. 次に、ダウンロードしたExcelファイルをCloudConvertにアップロードし、jpg形式へ変換するよう設定します
5. 最後に、CloudConvertで変換されたjpgファイルをダウンロードし、OneDriveの指定したフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• CloudConvertのファイル変換オペレーションでは、画質や解像度といった詳細な設定項目に固定値を入力することが可能です
• 変換後のファイル名に、Outlookで受信したメールの件名や日付など、前段のステップで取得した値を動的に埋め込み、柔軟な命名規則を適用できます

■注意事項

• Outlook、CloudConvert、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。