■概要
取引先から送られてくる動画ファイルの形式がバラバラで、再生や編集のために都度変換作業を行っていませんか。毎回オンラインのMP4変換ソフトを探して手作業で処理するのは、時間がかかるだけでなく手間も大きいものです。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定の動画ファイルを受信した際に、RPAがオンラインツールを操作して自動でMP4形式に変換し、指定のOneDriveフォルダへ保存します。ファイル変換から保存までを自動化し、面倒な定型業務から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho Mailで受け取る様々な形式の動画ファイルの取り扱いに苦労している方
- オンラインのMP4変換ソフトを使った手作業でのファイル変換を効率化したい方
- OneDriveでのファイル管理を徹底し、チーム全体の業務フローを改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールからのファイルダウンロード、MP4への変換、OneDriveへのアップロードといった一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや、指定フォルダ以外への保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します。
- オペレーションで、メールに添付ファイルがある場合のみ処理を進めるように分岐させます。
- 続けて、Zoho Mailからファイル情報を取得し、ファイルをダウンロードします。
- 次に、RPA機能で任意のオンラインファイル変換ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをMP4形式に変換します。
- データ変換機能を使い、保存ファイル名に用いる情報を整えます。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Mailのトリガー設定では、フローを起動させるメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意に設定できます。
- RPA機能では、利用したいオンラインのMP4変換ソフトのURLや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった一連のブラウザ操作を自由に設定できます。
- OneDriveへのファイルアップロード設定で、保存先のフォルダやファイル名を、メールの件名や日付などの情報を用いて動的に設定することが可能です。
■注意事項
- Zoho Mail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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