フォームでTXTファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

日々の業務で、テキストファイルをPDFに変換する作業に手間を感じていませんか。一つずつ手作業で変換していると時間がかかるだけでなく、他の重要な業務に集中できない原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、フォームからテキストファイルを受け取り、自動でPDFに変換後、指定のOneDriveフォルダに保存する一連の流れを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に変換作業を手動で行っており、非効率を感じている方
• OneDriveを情報共有のハブとしており、ファイルの整理や管理を効率化したい方
• RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルをアップロードするだけで、変換からOneDriveへの保存までが自動で完了するため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による変換忘れやファイルの保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、テキストファイルをアップロードするためのフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、アップロードされたテキストファイルをPDFに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAで変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや説明文、質問項目は、用途に応じて任意で編集が可能です。
• OneDriveへファイルをアップロードするアクションでは、保存先となる任意のドライブIDやフォルダのアイテムIDを指定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691