フォームでXLSファイルが送信されたら、RPAでJPGファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

業務で受け取ったXLSファイルを、都度手作業でJPG形式に変換する作業は、件数が増えるほど手間がかかるものです。また、変換後のファイルの管理も煩雑になりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、専用フォームにXLSファイルをアップロードするだけで、RPA機能が自動でJPGへの変換を行い、OneDriveの指定フォルダに保存します。この一連の流れを自動化し、手作業による変換業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的にXLSファイルをJPGに変換しており、手作業での対応に手間を感じている方
• ファイル変換後の管理を効率化し、OneDrive上で一元管理したいと考えている方
• RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにファイルをアップロードするだけで変換から保存までが完了するため、これまでXLSからJPGへの変換とアップロードに費やしていた時間を短縮します
• 手作業による変換ミスや保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定します。このフォームがXLSファイルの受け口となります
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受け取ったXLSファイルをJPGに変換するよう設定します
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問内容は、用途に合わせて任意で編集が可能です
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションで、保存先となる任意のドライブIDや格納先フォルダのアイテムIDを指定してください

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691