Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、TeamleaderにCompanyを作成する

■概要

Gmailに届く新規の問い合わせやリード情報を、都度CRMであるTeamleaderに手作業で登録していませんか？この作業は重要でありながらも手間がかかり、入力ミスや対応漏れの原因になることも少なくありません。このワークフローは、特定のキーワードを含むメールをGmailで受信した際に、自動でTeamleaderにCompany情報を作成するため、Teamleaderとgmail間の面倒なデータ入力を自動化し、営業活動の初動を迅速かつ正確に行うことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた問い合わせを手動でTeamleaderに転記している営業担当者の方
• Teamleaderとgmail間の連携を自動化し、顧客対応の速度を上げたいチームリーダーの方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、営業プロセスの精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailからの問い合わせ情報を自動でTeamleaderに登録するため、手作業による転記時間を削減し、迅速な顧客対応を実現します
• システムが自動で処理を行うことで、手作業に起因するコピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTeamleaderをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定して、自動化の起点としたいメールの条件を指定します
3. その後、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から会社名や担当者名などの必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでTeamleaderの「Create Company」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を利用して新しいCompanyを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」設定では、受信するメールの形式に合わせて、会社名、担当者名、連絡先など抽出したい項目を任意で設定してください
• TeamleaderにCompanyを作成する際、Company NameやEmail Addressなどの各項目に、AIで抽出した情報を変数として設定したり、固定のテキスト値を入れたりするなど、柔軟なカスタムが可能です

■注意事項

• Gmail、TeamleaderのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。