OutlookでZIPファイルを受信したら、オンラインツールでJPGに変換してOneDriveに保存する
OutlookでZIPファイルを受信したら、オンラインツールでJPGに変換してOneDriveに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
OneDrive
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
メールで受信したZIPファイルの中身を確認するため、毎回ダウンロードして解凍し、中の画像ファイルを手作業で管理していませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたZIPファイルを自動でJPG画像に変換し、指定のOneDriveフォルダに保存する一連の流れを自動化します。手間のかかるファイル変換や整理作業から解放され、本来の業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信したZIPファイル内の画像を、手作業でOneDriveに保存している方
- 手軽にZIPファイルをJPG画像に変換する方法を探し、定型業務を自動化したい方
- ファイル変換や保存の繰り返し作業で発生する、ミスの削減や時間短縮を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけで添付ファイルが自動で保存されるため、ZIPファイルをJPG画像に変換し手動でアップロードする時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルのダウンロード漏れや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、ZIPファイルをダウンロードします。
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換ツールを操作し、ZIPファイルをJPG画像に変換します。
- 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換したJPG画像を任意のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、自動化の対象とするメールの受信フォルダIDや、件名に含まれるキーワードを任意で設定できます。
- RPA機能（ブラウザを操作）では、ZIPファイルをJPG画像に変換するために利用するオンラインツールのURLや、一連のブラウザ操作を自由にカスタマイズ可能です。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダや保存する際のファイル名を自由に指定することができます。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・パーソナルプラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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