GoogleフォームでPDFが送信されたら、オンラインツールでDWGに変換してGmailで送信する

■概要

設計図などのPDFファイルをDWG形式に変換する際、オンラインのツールを探して一つずつ手作業で変換・送信を行っていませんか。このワークフローは、GoogleフォームでPDFファイルが送信されると、RPAがオンラインツールを操作して自動でDWGへ変換し、Gmailで関係者に送信する一連の流れを自動化します。手作業でのファイル変換や送信の手間を省き、オンラインでPDFをDWGに変換する方法をより効率化したい場合に役立ちます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 取引先から受け取ったPDFファイルを、都度オンラインツールでDWGに変換している方
• 設計図などのファイル形式変換と、その後のメール送信作業を自動化したいと考えている方
• オンラインでPDFをDWGに変換する方法を探し、定型業務の効率化を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームでのファイル受付から変換、メール送信までが自動処理されるため、手作業によるファイル操作やメール作成にかかる時間を短縮できます
• 手作業によるファイルの変換ミスや添付漏れ、メールの宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受信したPDFファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションのRPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換サイトでファイルをDWG形式に変換します
5. 次に、オペレーションのデータ変換機能で、変換後のファイル名を任意のルールに沿って変更します
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のDWGファイルを添付して指定の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、連携するフォームを任意に指定でき、ファイル情報に加えて特定の回答内容を後続の処理で利用できます
• RPA機能（ブラウザを操作）では、ファイル変換に利用するオンラインツールのサイトURLや、アップロード・ダウンロードといった操作を自由に設定します
• データ変換機能を用いることで、変換後のファイル名を日付や取引先名など、フォームの回答内容を基にした任意の名称に変更できます
• Gmailでのメール送信アクションでは、送信先アドレス（To,Cc,Bcc）や本文を自由に設定でき、フォームの回答内容などを変数として本文に差し込めます

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。