OutlookでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しBoxに格納する

■概要

Word形式のファイルがメールで届くたびに、手作業でPDFに変換して保存する業務は、手間がかかるだけでなくミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたWordファイルを自動でPDFに変換し、指定のBoxフォルダへ格納します。こうした定型業務を自動化することで、手作業による変換や保存の手間を省き、業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとBox間でのファイル保存を手作業で行っている方
• WordファイルをPDFへ変換する定型業務の自動化を検討している方
• ファイル変換や格納作業のミスをなくし、業務プロセスを標準化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、WordからPDFへの変換、Boxへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、ファイルの保存漏れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無など、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」および「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. RPA機能を使い、ダウンロードしたWordファイルをPDFに変換する操作をブラウザ上で行います。
6. データ変換機能の正規表現を使い、ファイル名を指定のルールに沿って変更します。
7. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・改名したPDFファイルを格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガーでは、自動化の対象とするメールの件名や本文に含まれるキーワード、受信フォルダなどを任意に設定してください。
• 分岐機能では、メールの送信元や添付ファイルの有無といった取得情報をもとに、後続処理を実行する条件を自由に設定できます。
• RPA機能では、WordからPDFへの変換に利用するWebサービスやアプリケーションの操作内容を、ユーザーの環境に合わせて設定可能です。
• 正規表現によるデータの置換では、ファイル名を特定のルール（例：「日付_取引先名」など）に変更するための設定ができます。
• Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダ、ファイル名などを固定値や変数を用いて自由に指定できます。

■注意事項

• Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。