HubSpotのコンタクトページから請求書を発行しMicrosoft Teamsに通知する

■概要

HubSpotの顧客情報を基に請求書を作成する際、手作業での転記や各アプリの操作に手間を感じていませんか。こうした定型業務は、ヒューマンエラーの温床にもなりがちです。
このワークフローは、HubSpotの画面からワンクリックで請求書を自動発行し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化します。これにより、手作業による請求書発行業務を効率化し、入力ミスなどのリスク軽減にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotを活用しており、請求書発行の手作業をなくしたい営業担当者や経理担当者の方
• HubSpotの情報を基にした業務フローの属人化を防ぎ、標準化したいと考えているマネージャーの方
• Microsoft Teamsでの情報共有を円滑にし、チームの対応速度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotの画面から直接操作が可能なため、アプリ間の移動や手作業での転記がなくなり、請求書発行にかかる時間を短縮できます。
• 請求情報はHubSpotから自動で取得されるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な書類発行を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpot、Microsoft Excel、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクト詳細ページから起動」アクションを設定します。
3. オペレーションで、担当者依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」を設定し、必要に応じて承認や確認のフローを挟みます。
4. 次に、書類発行機能で「Microsoft Excelで書類を発行する」を設定し、HubSpotの情報を基に請求書を作成します。
5. 続けて、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、発行した請求書を指定のフォルダに保存します。
6. AI機能の「テキストからデータを抽出する」で、発行した書類から通知に必要な情報などを抽出します。
7. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」で、関係者へ請求書発行完了の通知とファイルを送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、フローボットを起動させたいコンタクトページのURLサンプルを任意で設定してください。
• 書類発行機能では、お使いのMicrosoft Excelの請求書雛形を設定し、HubSpotから取得した情報をどの項目に反映させるか自由にマッピングできます。
• 担当者への依頼内容やMicrosoft Teamsへの通知本文は、固定テキストとHubSpotなどから取得した動的な情報を組み合わせて設定することが可能です。
• OneDriveへのファイルアップロード先やMicrosoft Teamsの通知先チャンネルは、任意のフォルダやチャンネルを指定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、抽出対象のテキストや抽出したい項目を業務に合わせて自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• HubSpot、Microsoft Excel、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。