‍■概要

フォームで受信したJPG画像の内容を確認し、手作業でPDFに転記・保存する作業は手間がかかり、ミスも起きやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォーム送信をトリガーに、JPGファイルからテキスト情報を自動的に認識し、PDFへ変換した上で、指定のMicrosoft SharePointフォルダに格納する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由で受け取ったJPG画像のPDF化やテキスト認識に手間を感じている方
• JPGからPDFへの変換とテキスト抽出を手作業で行っている方
• Microsoft SharePointへのファイル格納を自動化し、書類管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム受信からJPG画像のテキスト認識、PDF化、格納までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 手作業による文字の転記ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、フォームで受信したJPGファイルからテキスト情報を抽出するように設定します。
4. 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報をもとにPDFファイルを作成します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、JPGファイルの中から特定のテキスト項目のみを抽出するなど、抽出範囲を任意でカスタムすることが可能です。
• Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、ファイル名にフォームで受信した日付や特定のテキストを埋め込むなど、動的な設定が可能です。

■注意事項

• Googleドキュメント、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924