毎月決まった日に起動し、YoomDBから請求対象の企業を抽出してMicrosoft Excelの請求書雛形を使って請求書を自動送付
毎月決まった日に起動し、YoomDBから請求対象の企業を抽出してMicrosoft Excelの請求書雛形を使って請求書を自動送付
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
毎月発生する請求書の発行・送付業務は、件数が増えるほど手間がかかり、送付漏れや金額の入力ミスといった課題につながりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、毎月決まった日時にYooｍのデータベースから請求対象を自動で抽出し、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を作成、Outlookから自動で送付することが可能になり、請求業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 毎月の請求書発行や送付業務に多くの時間を要している経理・バックオフィス担当者の方
- Microsoft ExcelとOutlookを利用しており、手作業での請求書送付を自動化したいと考えている方
- Yooｍのデータベースで顧客管理を行い、請求業務全体のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎月決まった日時に請求書の作成からメール送付までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による請求情報の転記ミスやメールの宛先間違い、送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーに「スケジュールトリガー」を設定し、毎月1日など、フローボットを起動したい日時を具体的に指定します。
- オペレーションでYooｍの「複数のレコードを取得する」を設定し、Yooｍのデータベースから当月請求対象となる企業のレコードを一括で取得します。
- 次に、「ループ機能」を用いて、取得した企業のレコード1件ずつに対して後続の処理を繰り返すように設定します。
- ループ処理の中で、Microsoft Excelの「書類を発行」アクションを設定し、指定の請求書雛形とレコード情報をもとに請求書を自動で作成します。
- 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、作成した請求書を添付し、対象企業へメールを自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、毎月1日や月末など、請求書を送付したいタイミングに合わせて自由に起動日時を設定できます。
- Yooｍから請求対象の企業情報を取得する際に、利用しているプロジェクトやデータベースを任意で指定してください。
- 分岐機能を追加することで、「請求金額が一定以上の場合」や「特定の契約プランの場合」など、条件に応じた処理の分岐が可能です。
- ループ機能では、前段で取得した企業リストの中から、繰り返し処理を行いたいデータの範囲を任意で設定できます。
- Microsoft Excelで請求書を発行する際に、使用する請求書の雛形ファイルや、発行後のファイル名などを任意で設定可能です。
- Outlookからメールを送る際に、送付先や件名、本文を自由に設定でき、本文には企業名や金額などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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