毎月決まった日に起動し、YoomDBから請求対象の企業を抽出してMicrosoft Excelの請求書雛形を使って請求書を自動送付

◼️概要‍

毎月の請求書送付業務を自動化するフローです。

顧客管理をExcelはじめ各種データベースで行っており、Microsoft Excelで請求書フォーマットを作成されている場合に実施可能です。‍

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◼️事前準備‍

・請求書を発行するための雛形書類をMicrosoft Excelで作成します。

・Yoomデータベースに顧客の基本情報および明細情報、請求対象がわかる項目を設定しておきます。

・フローボットで使用しているExcelシート(閲覧権限のみとなります。使用する場合はコピーしてください。)
https://yoominc-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/demoyoominconmicrosoftcom/EW1ehdQKAudBtHDSCqJ0U4IB2uMwf6gMwEbpOc_WrIWsw?e=UuE3Wd

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◼️作成方法

①スケジュールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。

・スケジュール設定：日付指定

・日：任意の日付(1や10のように半角数字で入力)

・時刻：任意の時刻(9や15のように半角数字で入力)

※日付指定では分までは設定できません。

※スケジュールトリガーの詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/7983075

②トリガー下の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからYoomを選択して、以下設定しテスト・保存します。

・実行アクション：複数のレコードを取得する（最大500件）

・プロジェクト/データベース/テーブル：事前に用意した対象のテーブルがあるプロジェクトやデータベースなどの階層を設定します。

・取得したいレコードの条件：次ページで左の枠からデータベースの項目を選択し、その項目が○○に等しいなどで対象レコードを検索します。

・詳細設定：「条件に一致するレコードが見つからない場合はオペレーションをエラーにする」をOFFにしてください。

③＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択して以下設定し保存します。

・オペレーション：②のオペレーションを選択します。

・アウトプット：②で取得したアウトプットのいずれかを設定します。

・条件：アウトプットが空であるという条件にします。

・値：空白のままにします。このように設定することで、対象が存在しない場合にフローボットが終了します。

※分岐するオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5464146

④＋マークを押し、同じ処理を繰り返すオペレーションを選択して、以下設定し保存します。

・オペレーション：②のオペレーションを選択します。

・アウトプット：②で取得したユニークの値(IDなど重複しない値)を設定します。YoomDBを使用する場合は、YoomレコードIDが必ずユニークIDになるので、そちらを使用してください。

※同じ処理を繰り返す設定の詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6265153

⑤ループ方面の＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからYoomを選択して、以下設定しテスト・保存します。

・実行アクション：レコードを取得する

・プロジェクト/データベース/テーブル：②と同じテーブルを選択します。

・取得したいレコードの条件：次ページで左の枠は④で設定したユニークの値の項目(YoomDBであればYoomレコードID)にし、④で取得した{{〇〇のループ変数}}というアウトプットと等しいという設定でレコードを取得します。このようにすることで、④で取得したユニークの値を用いて1つずつレコードを再取得します。

⑥＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからMicrosoft Excelを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・ファイルの保存場所：対象のMicrosoft Excelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。

・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。

・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいMicrosoft Excelの雛形を選択します。

・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。

・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。

・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、④で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、④で取得した値を埋め込みます。‍

※設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

④＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。

・To：欄をクリックし、④のレコード取得で得たアドレスを埋め込みます。

・件名/本文：任意の値を入力します。これまで同様に④で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、発行した書類を候補から選択します。

・テスト：次のページで反映された内容を確認しテストを行うこともできます。(実際に送付されるのでご注意ください)

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◼️注意点

・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。

※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779