Microsoft Excel上の顧客情報を取得して、RPAを使ってGoogleフォームに自動送信する

■概要

Microsoft Excelにまとめた顧客情報などを、都度Googleフォームへ手作業で転記していませんか？こうした繰り返し行う作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーを誘発する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Excelから指定の情報を取得し、RPA機能を使ってGoogleフォームへ自動的に送信することが可能です。面倒なデータ転記作業を自動化し、業務の正確性と効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelの情報を定期的にGoogleフォームへ手作業で入力している方
• データ転記における入力ミスや作業の非効率さに課題を感じている担当者の方
• RPAを活用して、Webフォームへの定型的な入力作業を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Excelからのデータ取得とGoogleフォームへの送信が自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとGoogleフォームをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、フローを起動するための情報を入力するフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションを設定して、転記したい情報が保存されているファイルからデータを取得します。
4. 最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、Googleフォームのページを開いて、取得した情報を各項目に自動で入力するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーの設定では、フローを起動する際に必要な情報を入力するための質問項目を自由に追加・修正してください。
• Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、対象となるファイルの保存場所、ドライブID、アイテムID、シート名、テーブル範囲を任意で指定してください。また、取得するレコードの条件も設定できます。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際に操作を行うGoogleフォームのURLや、入力・取得したいテキストの情報を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft ExcelとGoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691