問い合わせメールの内容をChatGPTで要約し、Google Driveに保存する

■概要

日々届く大量の問い合わせメール、その内容確認や要約、そして保管作業に追われていませんか？手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としや転記ミスといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定の問い合わせメールをChatGPTが自動で要約し、その内容をGoogle Driveに保存することが可能です。定型的な作業を自動化し、重要な問い合わせへの迅速な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く大量の問い合わせ対応に追われ、情報整理に課題を感じている方
• ChatGPTを活用して、メールの内容把握や要約作業を効率化したいと考えている方
• 問い合わせ内容を手作業でGoogle Driveに転記・保存しており、工数を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をトリガーにChatGPTでの要約、Google Driveへの保存までが自動化され、手作業での対応時間を短縮できます。
• 手動でのコピペや転記作業が不要になるため、要約内容の抜け漏れや保存ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ChatGPTとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。問い合わせに関連するキーワードなどを指定してください。
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定します。受信したメール本文を要約するよう、プロンプトを組み立てます。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約テキストを含む書類を発行し、Google Driveに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートから書類を発行する際、保存先となるGoogle Driveのフォルダは任意で指定することが可能です。
• 発行する書類のファイル名には、トリガーで受信したメールの件名や、ChatGPTで生成した要約の一部など、前段のアクションで取得した情報を含めて動的に設定できます。

■注意事項

• Gmail、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 書類発行アクションを使用することで、Google Driveに自動でファイルが保存されます。