■概要
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、手作業で契約書を作成し送付する業務に手間を感じていませんか? 申請内容を確認しながらの書類作成は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認をきっかけに、契約書の発行からメール送付までを自動で完結させることができ、こうした課題を円滑に削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請をもとに、契約書を発行している方
- 契約書の作成から送付までのプロセスで発生する手作業や転記ミスを減らしたい方
- 申請承認後の定型的な事務作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ジョブカン経使精算・ワークフローでの承認後、契約書の発行から送付までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます
- 申請情報をもとに書類が作成されるため、手作業による情報転記のミスや送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「申請が承認されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得する」アクションを設定します
- さらに、オペレーションで「書類を発行する」を選択し、取得した情報をもとに契約書を発行します
- 最後に、「メールを送る」オペレーションで、発行した契約書を指定の宛先に送付するよう設定します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガー設定において、ワークフローを起動させる条件となる申請のタイトルを任意で設定可能です
- 「書類を発行する」オペレーションでは、契約書の元となる雛形ファイルを任意で設定できます
- 「メールを送る」オペレーションでは、送付先のメールアドレス、件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- ジョブカン経費精算・ワークフロー、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。