ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら契約書を発行・送付

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

ジョブカン経費精算・ワークフロー

と

Googleドキュメント

を自動連携できます。

■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、手作業で契約書を作成し送付する業務に手間を感じていませんか？申請内容を確認しながらの書類作成は、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、ジョブカン経費精算・ワークフローでの承認をきっかけに、契約書の発行からメール送付までを自動で完結させることができ、こうした課題を円滑に削減します。

■このテンプレートをおすすめする方

ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請をもとに、契約書を発行している方
契約書の作成から送付までのプロセスで発生する手作業や転記ミスを減らしたい方
申請承認後の定型的な事務作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

ジョブカン経使精算・ワークフローでの承認後、契約書の発行から送付までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます
申請情報をもとに書類が作成されるため、手作業による情報転記のミスや送付漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとGoogleドキュメントをYoomと連携します
次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のタイトルの申請が承認されたら」というアクションを設定します
続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」アクションを設定します
さらに、オペレーションで「書類を発行する」を選択し、取得した情報をもとに契約書を発行します
最後に、「メールを送る」オペレーションで、発行した契約書を指定の宛先に送付するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

トリガー設定において、ワークフローを起動させる条件となる申請のタイトルを任意で設定可能です
「書類を発行する」オペレーションでは、契約書の元となる雛形ファイルを任意で設定できます
「メールを送る」オペレーションでは、送付先のメールアドレス、件名、本文を自由にカスタマイズすることが可能です

■注意事項

ジョブカン経費精算・ワークフロー、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ジョブカン経費精算・ワークフローの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否など、機能ごとの制限があるのでご注意ください。詳細はジョブカン経費精算/ワークフローの「無料プランで利用する」ページをご覧ください。
ジョブカン経費精算・ワークフローはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。

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使用しているアプリについて

ジョブカン経費精算・ワークフロー

Yoomではジョブカン経費精算・ワークフローのAPIをノーコードで活用することができます。ジョブカンで承認が行われたことをトリガーにSlackやChatworkに通知を飛ばしたり、申請内容を他SaaSへ連携するといったことが可能です。また、Yoomのデータベースにジョブカンの申請内容を同期するといったことも可能です。