■概要
フォームで受け取った申込書や請求書などのPDFファイルの内容を目視で確認し、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォームに添付されたPDFからOCR機能で情報を自動で読み取り、Microsoft Excelへ転記する一連の流れを自動化し、こうした課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったPDFの情報を手作業でMicrosoft Excelに転記している方
- OCR技術を活用して、紙やPDFからのデータ入力業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業から解放され、より重要なコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFの内容確認からMicrosoft Excelへの転記までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、ファイルアップロード項目を含む任意の入力フォームを作成します。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け取ったPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を指定のセルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、PDFファイルのアップロード項目に加え、テキスト入力欄など任意の項目を自由に設定できます。
- OCR機能では、PDFファイル内の読み取りたい箇所をメールアドレス以外にも自由に指定し、必要な情報のみを抽出することが可能です。
- Microsoft Excelへの追加アクションでは、保存先のファイルやシートを任意で指定し、どの項目にフォームから取得したどのデータを変数として追加するか柔軟に設定できます。
■注意事項
- Microsoft ExcelとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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