Tallyの回答内容をもとにPDFを発行してGmailで送付する

■概要

オンラインフォームの回答があるたびに、その内容を転記してPDFを作成し、手作業でメールを送付する業務に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、件数が増えるほど負担が大きくなり、入力ミスや送信エラーの原因にもなりかねません。このワークフローは、Tallyへのフォーム回答をきっかけに、内容を反映したPDFを自動で発行し、Gmailで送付するまでの一連の流れを自動化することで、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで受け付けた申し込みや問い合わせへの返信対応を効率化したい方
• フォームの回答内容をもとに、申込書の控えなどのPDF書類を手作業で作成・送付している方
• 手動でのメール送信による、宛先間違いや添付ファイルの漏れなどのミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyへの回答からPDF発行、Gmailでの送付までが自動化されるため、一連の対応に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのデータ転記ミスやメールの誤送信といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Tally、Googleドキュメント、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「新しい回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでYoomの書類発行機能を選択し、Googleドキュメントのテンプレートを元にPDFを発行するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行したPDFを添付してメールを送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Tallyのトリガー設定では、自動化の対象とするフォームを任意に指定できます。
• 書類発行のオペレーションでは、PDFの元となるGoogleドキュメントのテンプレートを任意に指定でき、Tallyで取得した回答内容を変数として書類内に埋め込むことが可能です。
• Gmailのオペレーションでは、メールの宛先を自由に設定できます。また、件名や本文にTallyの回答内容などを変数として差し込んだり、固定の文章を設定したりできます。

■注意事項

• TallyとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。