■概要
毎月の契約更新や定期的な書類送付業務において、Microsoft Excelのリストを確認しながら一件ずつDocuSignで書類を作成・送信する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にMicrosoft Excelから対象リストを自動で取得し、DocuSignで契約書を一括送信できるため、定型業務の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft ExcelとDocuSignを用いた契約管理・更新業務に手間を感じている方
- 定期的な契約書の一括送信を自動化し、人的ミスをなくしたいと考えている方
- 更新漏れなどを防ぎ、顧客との契約プロセスを円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動で契約書が送信されるため、これまで手作業でのリスト確認や送信作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による宛先の設定ミスや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、契約業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとDocuSignをYoomと連携します。
- スケジュールトリガー機能を選択し、指定した日時になったらフローが起動するように設定します。
- 続いて、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、契約情報を管理しているファイルから対象のレコードを取得します。
- 次に、繰り返し処理を設定し、取得したレコード1件ずつに対して後続の処理を実行するようにします。
- 最後に、DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定し、契約書を自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーは、毎月特定の日時や毎週特定の曜日など、業務に合わせて柔軟に実行タイミングを設定できます。cronでの詳細な設定も可能です。
- 繰り返し処理の対象には、Microsoft Excelのアクションから取得したレコードの情報を設定してください。
- DocuSignのアクションでは、Microsoft Excelから取得した顧客名や契約日などの情報を、契約書テンプレート内の変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Microsoft ExcelとDocuSignのそれぞれをYoomと連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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