Boxで格納されたファイルの日付情報をテキスト変換し、Microsoft Excelでレコードを追加する

■概要

Boxに日々格納されるファイル、その中の日付情報を手作業でMicrosoft Excelに転記する作業に手間を感じていませんか？このワークフローを利用することで、Boxへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内の日付情報をAIが自動で読み取り、Microsoft Excelへレコードとして追加する一連の流れを自動化し、手作業による入力の手間やミスを減らすことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存したファイルの日付情報を、Microsoft Excelへ手作業で転記している方
• ファイル管理とデータ入力の連携を効率化し、作業時間を短縮したいと考えている方
• 定型的なデータ入力作業でのヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• BoxへのファイルアップロードからMicrosoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、Microsoft Excelに正確なデータを蓄積することで、データの信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. BoxおよびMicrosoft ExcelをYoomと連携させます。
2. トリガーでBox機能を選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. オペレーションでBox機能の「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルの情報を取得します。
4. オペレーションでBox機能の「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルをYoom内にダウンロードします。
5. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから日付情報を抽出します。
6. オペレーションでMicrosoft Excel機能の「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した日付情報を含むレコードをMicrosoft Excelの指定したワークシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelとの連携について、YoomはMicrosoft365の一般法人向けプラン（Microsoft365 Businessなど）のアカウントでの認証を前提としています。家庭向けプランをご利用の場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
• Boxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダをユーザーの環境に合わせて適切に指定してください。
• AI機能で文字を読み取る際、ファイル形式や内容によっては期待通りに日付情報が抽出できない場合があるため、事前にテストを行い、必要に応じて抽出の精度を高めるための調整や、特定のキーワードで日付情報を絞り込むなどの設定を検討してください。
• Microsoft Excelにレコードを追加するアクションでは、追加先のファイル、ワークシート、および列を正しく指定してください。