■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーション内容は、議事録やタスク管理のために別途Microsoft Excelへ転記する作業が発生し、手間を感じることはないでしょうか。また、手作業による転記では、情報の抜け漏れや入力ミスといったヒューマンエラーも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルに新しいメッセージが投稿されると、自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに行が追加され、これらの課題を解消し業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsのメッセージをMicrosoft Excelで管理しており、手作業での転記に時間を要している方
- 重要な情報が流れてしまうのを防ぎたい、Microsoft Teamsの特定チャネルのコミュニケーションを記録として残したいと考えている方
- 手作業による情報入力のミスや漏れをなくし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsにメッセージが投稿されると自動でMicrosoft Excelにデータが追加されるため、手作業での転記業務にかかる時間を削減できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、Microsoft Teamsから取得したメッセージ内容や送信者情報などを、指定したExcelファイル及びシートの特定の列に追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、どのチャネルのメッセージを処理対象とするか、特定のチャネルIDを指定してください。
- Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、どのExcelファイル、どのシート、どのテーブル（または行）に情報を追加するかを正確に指定する必要があります。
- Microsoft Excelへ追加する各列（ヘッダ）に対して、Microsoft Teamsのメッセージ本文、送信者名、投稿日時といった動的な値を割り当てるだけでなく、必要に応じて固定のテキストや数値などを設定することも可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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