■概要
定期的な報告書作成や請求書発行などで、毎回Microsoft Excelのファイルを開いてPDFに変換し、Boxへ保存する作業は、手間がかかる上にミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、指定した日時になると自動でMicrosoft ExcelからPDFを発行しBoxに保存する一連の処理が実行されるため、こうした定型業務の負担を軽減し、より重要な業務へ集中する時間を生み出します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Excelで作成した書類を定期的にPDF化しBoxへ保存している方
- 手作業によるファイルの変換や保存作業に時間を取られ、効率化を考えている方
- 定型的ながらも重要な書類作成・管理業務の自動化を進めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft ExcelからBoxへの一連の作業が自動化されるため、手作業で行っていたPDF発行や保存にかかる時間を削減できます。
- 指定日時に自動実行されることで、作業の実行漏れや手動操作による保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとBoxをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとして「スケジュールトリガー機能」を選択し、このワークフローを実行したい日時や繰り返し周期を設定します。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、PDF化の元となるデータを取得します。
- 取得した複数のレコードに対して個別に処理を行うため、オペレーションで「繰り返し機能」を設定します。
- 繰り返し処理の中で、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータに基づいてPDF書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダへ自動で保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、事前に作成したExcelの雛形ファイルを指定することで、任意のレイアウトでPDF書類を作成することが可能です。
- Boxの「ファイルをアップロード」アクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を固定の値で指定するだけでなく、前のステップで取得した日付や管理番号などのデータを動的にファイル名に含めるような設定もできます。
■注意事項
- Microsoft Excel、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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