フォームで回答が送信されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
フォームで回答が送信されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
フォームに回答があるたびに、手作業でMicrosoft Excelを開いて書類を作成し、PDF化してGoogle Driveに保存するといった定型業務に時間を取られていませんか？このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーに、Microsoft ExcelのテンプレートからPDF書類を自動で作成し、Google Driveへ保存する一連の流れを自動化できるため、書類作成業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答内容をもとに、手作業でPDF書類の作成を行っている方
- Microsoft ExcelとGoogle Driveを日常的に利用しており、業務連携を効率化したい方
- 定型的な書類の作成から保存までを自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答後、自動でPDFが作成されGoogle Driveに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やファイル保存による、入力間違いや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、フォームの回答が送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能の「書類を発行する」アクションを設定し、Microsoft Excelのテンプレートから書類を発行します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、発行したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類発行機能の「書類を発行する」オペレーションでは、書類のテンプレートとなるMicrosoft Excelファイルの保存場所、ドライブID、アイテムIDを任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」オペレーションでは、作成したPDFファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については『「書類を発行する」の設定方法』をご参照ください。
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