フォームで回答が送信されたらMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する

■概要

フォームへの回答があった際、その内容をもとに手作業で書類を作成し、ファイルサーバーへ保存する業務は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動的にMicrosoft ExcelでPDF書類を作成し、Google Driveへ保存する一連の流れが完結するため、これらの課題を解消し業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの回答データを手作業でMicrosoft Excelに入力しPDF化、Google Driveへ保存している方
• 定型的な書類作成とファイル保存作業に時間を取られ、他の重要な業務に集中できないと感じている方
• 手作業によるデータ入力ミスやファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい業務ご担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のMicrosoft ExcelでのPDF作成、Google Driveへのファイル保存といった一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのデータ処理やファイル操作に伴う入力ミス、あるいはファイルの保存忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がり、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、必要な入力項目をフォームに設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答データを基にしてPDF書類を作成します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Excelの「書類を発行する」オペレーションでは、あらかじめ作成しておいたExcelの雛形ファイルを指定することで、任意のレイアウトに基づいたPDF書類の作成が可能です。
• Google Driveの「ファイルをアップロードする」オペレーションでは、保存先のフォルダIDを固定値で指定したり、ファイル名にフォームで取得した回答データを動的な値として組み込むなどの柔軟なカスタマイズができます。

■注意事項

• Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。