メールの受信内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
メールの受信内容をもとにMicrosoft ExcelでPDFを作成し、Google Driveに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
特定のメールを受信するたびに、手作業で書類を作成し保存する業務に手間を感じていませんか。この作業は定期的でありながら、ファイルを開いて編集・保存する工程が多く、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、メールの受信をきっかけにMicrosoft Excelのテンプレートから自動でPDFを作成し、Google Driveの指定フォルダへ保存する一連の流れを構築でき、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受け取った情報をもとに、手作業で書類作成を行っている方
- Microsoft ExcelとGoogle Driveを利用して書類管理の効率化を図りたい方
- 書類のPDF化からクラウドストレージへの保存までを自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からPDF作成、Google Driveへの保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やファイル操作が不要になるため、入力間違いや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「書類を発行する」アクションでMicrosoft ExcelのテンプレートをもとにPDFを作成するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成されたPDFを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- 書類発行機能の「書類を発行する」オペレーションで、テンプレートとして使用するMicrosoft Excelファイルの保存場所、ドライブID、アイテムIDを任意の値に設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」オペレーションで、作成したPDFファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については『「書類を発行する」の設定方法』をご参照ください。
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Microsoft Excel
Microsoft Excel
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フローボットトリガー
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