■概要
メールで受信した情報をMicrosoft Excelへ手入力し、PDFへ変換後Google Driveへ保存する作業は、手間がかかる上にミスも発生しやすいと感じていませんか。このワークフローを利用すれば、特定のメール受信をきっかけとして、Microsoft ExcelでのPDF作成からGoogle Driveへの保存までの一連のプロセスを自動化し、これらの業務課題の解消を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受け取ったデータを基に、手作業で書類作成業務を行っている方
- Microsoft ExcelとGoogle Driveを日常的に利用し、連携の手間を省きたい方
- 定型的な書類作成と保存業務を自動化し、コア業務への集中を望む方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から書類作成、そしてクラウドへの保存までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動によるデータ入力やファイル操作に伴う、入力間違いや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelおよびGoogle DriveをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてメールトリガー機能を設定し、特定の条件（送信元アドレスや件名など）に合致するメールを受信した際にフローが起動するようにします。
- 続いて、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「書類を発行する」アクションを設定して、受信メールの本文や添付ファイルの情報からPDFファイルを作成します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定したフォルダへ自動的にアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成済みのExcelテンプレートファイルを指定することで、任意のフォーマットやレイアウトに基づいたPDF書類を作成することが可能です。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、保存先のフォルダを固定で指定するだけでなく、メールの件名や送信日時といった前段のトリガーで取得したデータをファイル名に動的に組み込むなどのカスタマイズができます。
■注意事項
- Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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