■概要
DocuSignで電子サインが完了した後、その情報を手作業でMicrosoft Excelに転記するのは時間もかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？特に、特定の条件に合う契約だけを管理したい場合、その確認作業も負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、DocuSignで特定条件に合致する電子サインが完了した際に、自動でMicrosoft Excelへ情報を追加できるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの電子契約後、Microsoft Excelへの情報転記に手間を感じている方
- 手作業によるデータ入力でのミスを減らし、業務の正確性を向上させたい方
- 特定の契約条件に合致した情報のみを効率的に管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの電子サイン完了後、Microsoft Excelへの情報追加が自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- 条件分岐により必要な情報だけを転記できるため、データ管理の精度が向上し、ヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、完了したエンベロープの詳細情報を取得します。
- その後、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得したエンベロープ情報の中から特定の条件に合致する場合のみ、次の処理に進むように設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、条件に合致したエンベロープの情報を指定のExcelファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignのトリガー設定後、続くオペレーションの「分岐機能」では、エンベロープ情報（契約者名、契約日、契約金額など）を基に、どのような条件のエンベロープをMicrosoft Excelに追加するかを自由に設定できます。
- Microsoft Excelへレコードを追加するオペレーションでは、DocuSignから取得したどの情報をMicrosoft Excelのどの列にマッピングするかを、ユーザーの管理方法に合わせて柔軟に設定できます。
■注意事項
- DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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