■概要
DocuSignで承認された請求書情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記する際、手間や入力ミスが発生しがちではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、DocuSignで特定条件に合う請求書の電子承認が完了した際に、自動でMicrosoft Excelへ情報を追加でき、これにより手作業による非効率やヒューマンエラーといった課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの請求書承認とMicrosoft Excelへのデータ入力を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書処理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
- 定型的な転記作業を自動化し、より重要な業務へ時間を割きたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの承認完了後、Microsoft Excelへの情報追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で情報を転記するため、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定し、電子承認の完了を検知します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションを設定し、承認された請求書の詳細情報を取得します。
- 続けて、オペレーションで「分岐機能」の「コマンドオペレーション」を設定し、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した請求書情報を指定のファイルに新しい行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能のコマンドオペレーションでは、どのような条件のエンベロープ（請求書）情報をMicrosoft Excelに追加するか、その分岐条件を任意で設定してください。これにより、例えば特定の書類のみを対象とすることができます。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、DocuSignから取得したエンベロープ情報のうち、どの情報をMicrosoft Excelシートのどの列に追加するか、そのマッピング（値）を任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSignとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
