■概要
DocuSignで請求書の電子承認が完了した後、その情報を手作業でMicrosoft Excelに転記し、関係者にメールで通知する作業は、手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に毎月多くの請求書を処理する場合、これらの作業は大きな負担となり得ます。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでの承認完了をトリガーに、Microsoft Excelへの情報追加とメール通知までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとMicrosoft Excelを利用し、請求書承認後の情報連携を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書処理の効率化とヒューマンエラー削減を目指している業務改善担当者の方
- 定型的な通知業務に時間を取られず、よりコアな業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの承認完了からMicrosoft Excelへのデータ追加、メール送信までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、メール送信時の宛先間違い、添付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。これにより、DocuSignで書類の承認プロセスが完了した際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを設定し、承認された請求書の詳細情報を取得します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した請求書情報を指定のMicrosoft Excelファイルに自動で追記します。
- 最後に、オペレーションでメール送信機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ請求書処理完了の通知メールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Excelで「レコードを追加する」アクションを設定する際、どの列にどの情報（例えば、請求書番号、取引先名、金額、承認日など）を追加するかを、実際のMicrosoft Excelファイルの項目に合わせて任意で設定してください。
- メール送信機能で「メールを送る」アクションを設定する際に、通知メールの宛先（To, CC, BCC）、件名、本文の内容を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。本文には、Microsoft Excelに追加した情報やDocuSignから取得した情報などを動的に挿入することも可能です。
■注意事項
- DocuSign、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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